FKERES függvény Excel alkalmazása – Táblázatkezelő hasznos funkciója és gyakorlati felhasználási módjai

Az Excel táblázatkezelő szoftver rengeteg funkcióval segíti a felhasználókat az adatok rendezésében, elemzésében és megjelenítésében. Ezek közül az egyik legmeghatározóbb és leggyakrabban használt funkció az FKERES (VLOOKUP) függvény. Ennek a hatékony eszköznek a megértése és helyes alkalmazása drámaian növelheti a munka hatékonyságát, különösen nagy adatmennyiségek esetén.

Az FKERES függvény alapvető feladata, hogy egy adott értéket keressen meg egy táblázat vagy tartomány első oszlopában, majd visszatérjen az ugyanazon sorban található, de egy másik, megadott oszlopban lévő értékkel. Ez a képesség teszi lehetővé az adatok összekapcsolását és a releváns információk gyors kinyerését különböző táblázatokból, anélkül, hogy manuálisan kellene keresgélnünk.

Az FKERES függvény nélkülözhetetlen a két vagy több adatkészlet közötti kapcsolatok feltárásában és az információk automatizált összekapcsolásában.

Gondoljunk csak bele, mekkora erőforrást emésztene fel, ha minden alkalommal kézzel kellene kikeresni egy termék nevét egy árlistából, vagy egy ügyfél azonosítóját egy rendelési táblázatból. Az FKERES függvény ezt a repetitive, időigényes folyamatot teljesen automatizálja, így a felhasználók több időt fordíthatnak az adatok elemzésére és a döntéshozatalra.

A függvény használata nem csupán a gyors adatlekérdezést teszi lehetővé, hanem a adatok konzisztenciájának fenntartásában is kulcsszerepet játszik. Ha például egy termék neve megváltozik egy központi adatbázisban, az FKERES függvény segítségével az összes kapcsolódó táblázatban automatikusan frissülhet az információ, elkerülve a hibákat és az elavult adatok használatát.

Az FKERES függvény tehát nem csupán egy technikai funkció; egy stratégiai eszköz a hatékony adatkezeléshez és az Excelben rejlő potenciál teljes kiaknázásához. Megértése alapvető fontosságú mindenki számára, aki rendszeresen dolgozik táblázatkezelőkkel és szeretné munkáját gördülékenyebbé, pontosabbá tenni.

Az FKERES függvény alapjai: Hogyan működik és mik a főbb komponensei?

Az FKERES függvény, mint ahogyan a bevezetőben említettük, az Excel egyik alapvető és rendkívül hasznos funkciója, amely lehetővé teszi az adatok hatékony lekérdezését és összekapcsolását. A függvény megértéséhez elengedhetetlen tisztában lenni annak szerkezetével és az egyes komponensek szerepével.

Az FKERES függvény szigorú szintaxissal rendelkezik, amely négy fő argumentumból áll. Ezek az argumentumok határozzák meg, hogy a függvény pontosan mit keressen, hol keresse, és mit adjon vissza eredményként. A függvény általános alakja a következő: =FKERES(KÉRT_ÉRTÉK; TÁBLÁZAT; OSZLOP_SZÁM; [TARTOMÁNY_KERESÉS]).

Nézzük meg részletesebben az egyes komponenseket:

• KÉRT_ÉRTÉK (lookup_value): Ez az az érték, amelyet a függvény meg fog keresni. Ez lehet egy szám, szöveg, logikai érték vagy akár egy cellahivatkozás is. Fontos, hogy ez az érték legyen az a kulcs, amely alapján az adatok közötti kapcsolat létrejön. Például, ha egy termék árát szeretnénk kikeresni, a KÉRT_ÉRTÉK lehet a termék azonosítója.
• TÁBLÁZAT (table_array): Ez a tartomány, amelyben a függvény a KÉRT_ÉRTÉK-et keresni fogja. Ez a tartomány legalább két oszlopot kell, hogy tartalmazzon: az első oszlopban kell lennie a KÉRT_ÉRTÉK-nek, a második (és további) oszlop(ok)ban pedig azok az értékek, amelyeket vissza szeretnénk kapni. A TÁBLÁZAT megadásakor ügyeljünk arra, hogy az első oszlopban legyen a keresett érték, és a tartomány rögzítése ($) gyakran hasznos, különösen, ha a függvényt több cellában is alkalmazzuk.
• OSZLOP_SZÁM (col_index_num): Ez egy egész szám, amely megadja, hogy a TÁBLÁZAT-on belül melyik oszlopból szeretnénk visszakapni az értéket. Az első oszlop száma 1, a másodiké 2, és így tovább. Ha például a termék azonosítója az első oszlopban van, és a termék ára a harmadik oszlopban, akkor az OSZLOP_SZÁM értéke 3 lesz.
• [TARTOMÁNY_KERESÉS] (range_lookup): Ez egy logikai érték (IGAZ vagy HAMIS), amely meghatározza, hogy a függvény pontos vagy hozzávetőleges egyezést keressen.
  • IGAZ (TRUE) vagy elhagyva: Hozzávetőleges egyezést keres. Ebben az esetben a TÁBLÁZAT első oszlopának növekvő sorrendben kell rendezve lennie. Ha nem talál pontos egyezést, a legközelebbi kisebb értéket használja. Ez hasznos lehet például osztályozásoknál vagy sávos árképzésnél.
  • HAMIS (FALSE): Pontos egyezést keres. Ha nem talál pontos egyezést, akkor az #N/A hibaüzenetet adja vissza. Ez a leggyakoribb használati mód, amikor egyedi azonosítókkal dolgozunk, és biztosak akarunk lenni az adatok pontosságában.

Az FKERES függvény működésének kulcsa, hogy a keresett értéket mindig a megadott táblázat első oszlopában keresi, és az ugyanazon sorban lévő, de a megadott oszlapszámnak megfelelő értéket adja vissza.

A pontos egyezés (HAMIS) használata biztosítja, hogy csak akkor kapjunk eredményt, ha a KÉRT_ÉRTÉK pontosan megtalálható az első oszlopban. Ez kritikus fontosságú az adatok integritásának megőrzésében, különösen, ha azonosítókkal, kódokkal vagy egyedi azonosítókkal dolgozunk.

A hozzávetőleges egyezés (IGAZ) viszont rugalmasságot kínál, amikor nem feltétlenül szükséges a teljes pontosság, vagy amikor egy tartományon belüli érték meghatározása a cél. Ilyenkor a táblázat első oszlopának rendezettsége elengedhetetlen a helyes működéshez.

Az FKERES függvény helyes használata nagymértékben függ ezen komponensek pontos megértésétől és a megfelelő argumentumok kiválasztásától a konkrét feladat függvényében.

Az FKERES függvény szintaxisa és paraméterei részletesen

Az FKERES függvény, mint azt korábban már érintettük, négy alapvető argumentummal rendelkezik, amelyek meghatározzák a működését. Ezen argumentumok részletes megértése elengedhetetlen a hatékony és hibamentes használathoz. A korábban már ismertetett KÉRT_ÉRTÉK, TÁBLÁZAT és OSZLOP_SZÁM mellett a negyedik, [TARTOMÁNY_KERESÉS] argumentum különös figyelmet érdemel, mivel ez határozza meg az egyezés típusát.

A [TARTOMÁNY_KERESÉS] argumentum két lehetséges értéket fogadhat el: IGAZ (vagy TRUE) és HAMIS (vagy FALSE). Ezen választás befolyásolja, hogyan viselkedik a függvény, amikor nem talál pontos egyezést a keresett értékre a táblázat első oszlopában.

• HAMIS ( pontos egyezés): Amikor ezt az értéket állítjuk be, az FKERES függvény csak akkor ad vissza eredményt, ha a KÉRT_ÉRTÉK pontosan megegyezik a TÁBLÁZAT első oszlopában található valamelyik értékkel. Ha nincs pontos egyezés, a függvény #N/A hibaüzenetet generál. Ez a beállítás ideális, amikor egyedi azonosítókkal, kódokkal vagy olyan kulcsokkal dolgozunk, amelyeknek mindenképpen meg kell jelenniük a keresett tartományban. Például, ha egy termék cikkszámát keressük egy árlistában, és nem találjuk a cikkszámot, akkor valószínűleg tévesen adtuk meg azt, vagy a termék nem létezik a listában.
• IGAZ ( hozzávetőleges egyezés): Ha ezt az értéket választjuk, vagy egyszerűen elhagyjuk ezt az argumentumot (ekkor alapértelmezés szerint IGAZ értéket vesz fel), az FKERES függvény hozzávetőleges egyezést keres. Ez azt jelenti, hogy ha a KÉRT_ÉRTÉK nem található pontosan, a függvény a nála kisebb, de ahhoz legközelebb eső értéket fogja használni az első oszlopból. Fontos megjegyezni, hogy ehhez a funkcióhoz a TÁBLÁZAT első oszlopát növekvő sorrendben rendezni kell. Ennek hiányában váratlan és hibás eredményeket kaphatunk. Ez a beállítás kiválóan alkalmas például osztályozási rendszerekhez (pl. vizsgajegyek pontokhoz rendelése), árképzési sávokhoz (pl. kedvezmények meghatározása a vásárlás összege alapján), vagy bármilyen olyan helyzetben, ahol egy érték egy tartományba esik.

A [TARTOMÁNY_KERESÉS] argumentum helyes megválasztása kritikus a pontos és megbízható eredmények eléréséhez, különösen a hozzávetőleges egyezés esetén, ahol a táblázat rendezettsége elengedhetetlen.

A TÁBLÁZAT argumentum megadásakor fontos szempont az is, hogy az első oszlop mindig tartalmazza a keresett értéket. Az OSZLOP_SZÁM pedig azt határozza meg, hogy az első oszloptól számítva hányadik oszlopból szeretnénk visszakapni az információt. Például, ha a keresett érték az A oszlopban van, a hozzá kapcsolódó információ pedig a D oszlopban, akkor az OSZLOP_SZÁM értéke 4 lesz.

A korábban említett KÉRT_ÉRTÉK argumentum lehet egy konkrét érték, de gyakran egy cellahivatkozás formájában jelenik meg. Ez utóbbi teszi lehetővé a függvény dinamikus alkalmazását, hiszen az érték megváltoztatásával automatikusan frissül a keresés eredménye.

A függvény használatával kapcsolatos gyakori hiba a TÁBLÁZAT tartományának nem megfelelő megadása. Ha a táblázatot nem rögzítjük abszolút hivatkozásokkal (pl. $A$1:$C$10), és a függvényt több cellában másoljuk le, akkor a tartomány eltolódhat, ami hibás eredményekhez vezet. Ezért javasolt a F4 billentyű használatával rögzíteni a tartományt.

Az FKERES függvény tehát egy rendkívül rugalmas eszköz, amelynek megértése és helyes beállítása nagyban hozzájárul az Excelben végzett munka hatékonyságához és pontosságához.

Gyakorlati példák az FKERES függvény alkalmazására: Egyszerű keresések és adatösszekapcsolás

Az FKERES függvény ereje a gyakorlati alkalmazásokban rejlik. A korábbiakban ismertetett alapvető komponensek (KÉRT_ÉRTÉK, TÁBLÁZAT, OSZLOP_SZÁM, TARTOMÁNY_KERESÉS) segítségével számos mindennapi feladatot tehetünk lényegesen egyszerűbbé és gyorsabbá az Excelben. Ezek a gyakorlati példák segítenek megérteni, hogyan működik a függvény a valós helyzetekben, legyen szó egyszerű adatlekérdezésről vagy összetettebb adatkapcsolatokról.

Egyszerű adatlekérdezés: Termékár keresése

Képzeljünk el egy kiskereskedelmi céget, ahol egy terméklista tartalmazza a termék azonosítóját és nevét, míg egy másik táblázatban a termék azonosítója és a hozzá tartozó ár szerepel. Ha szeretnénk egy adott termék nevét vagy árát kikeresni az azonosítója alapján, az FKERES függvény ideális megoldás. Tegyük fel, hogy a termék lista az A1:B100 tartományban található (A oszlop: termék azonosító, B oszlop: termék név), a termék árak pedig a D1:E100 tartományban (D oszlop: termék azonosító, E oszlop: ár).

Ha egy adott termék azonosítóját (például a G1 cellában) beírjuk, és szeretnénk kikeresni a hozzá tartozó árat a D:E oszlopokból, a következő képletet használhatjuk:

=FKERES(G1; D1:E100; 2; HAMIS)

Itt:

• G1 a keresett termék azonosítója.
• D1:E100 a táblázat, ahol keressük az azonosítót (D oszlop) és az árat (E oszlop).
• 2 azt jelzi, hogy a második oszlopból (azaz az E oszlopból) szeretnénk visszakapni az értéket.
• HAMIS biztosítja, hogy csak pontos egyezést keressen az azonosítók között.

Ez a módszer rendkívül hatékony, ha sok termékkel dolgozunk, és nem szeretnénk manuálisan végigmenni a listákon.

Adatösszekapcsolás: Ügyféladatok lekérdezése rendelésekhez

Egy másik gyakori forgatókönyv az ügyféladatok és a rendelési információk összekapcsolása. Tegyük fel, hogy van egy „Rendelések” táblázatunk (például A1:C1000 tartomány), ahol az A oszlopban az ügyfél azonosítója, a B oszlopban a rendelés dátuma, a C oszlopban pedig a rendelés összege szerepel. Külön van egy „Ügyfelek” táblázatunk (például E1:G500 tartomány), ahol az E oszlopban az ügyfél azonosítója, az F oszlopban az ügyfél neve, a G oszlopban pedig az ügyfél e-mail címe található.

Ha szeretnénk a „Rendelések” táblázat mellé (például a D oszlopba) az ügyfél nevét is hozzáadni a rendelés azonosítója alapján, a következő képletet használhatjuk a D2 cellában (feltételezve, hogy az A2 cellában van az első rendelés ügyfél azonosítója):

=FKERES(A2; E1:G500; 2; HAMIS)

Itt:

• A2 az adott rendelés ügyfél azonosítója.
• E1:G500 az ügyféladatokat tartalmazó táblázat, ahol az E oszlopban van az azonosító.
• 2 azt jelzi, hogy az ügyfél nevét szeretnénk visszakapni, ami az F oszlopban (a második oszlopban az E:G tartományon belül) található.
• HAMIS biztosítja a pontos egyezést.

Ezt a képletet lefelé húzva az összes rendeléshez kikereshetjük a megfelelő ügyfélnevet. Hasonlóképpen, az ügyfél e-mail címét is kikereshetnénk a 3-as oszlopszámmal.

Több táblázat összekapcsolása

Az FKERES függvény nem csak két táblázat összekapcsolására alkalmas. Ha több különböző forrásból származó adatra van szükségünk egy közös kulcs (például termékazonosító vagy ügyfélazonosító) alapján, többszörös FKERES hívással is dolgozhatunk. Például, ha egy termékhez nem csak az árat, de a gyártót is ki szeretnénk keresni, és a gyártó egy harmadik táblázatban található, akkor az első FKERES függvény az ár megadásához, egy második pedig a gyártó megadásához használható.

Hozzávetőleges egyezés gyakorlati alkalmazása

Bár a pontos egyezés a leggyakoribb, a hozzávetőleges egyezés (IGAZ) is rendkívül hasznos lehet. Gondoljunk például egy diákok pontszámai alapján történő osztályozására. Ha van egy táblázatunk, amely a minimális pontszámot és a hozzá tartozó osztályzatot tartalmazza (pl. A1:B5, ahol A oszlop: minimális pontszám, B oszlop: osztályzat), és szeretnénk egy adott diák pontszámához (pl. C1 cellában) megkeresni az osztályzatot, a következő képletet használhatjuk:

=FKERES(C1; A1:B5; 2; IGAZ)

Itt fontos, hogy az A oszlopban (a minimális pontszámok) növekvő sorrendben legyenek az értékek. Ha a diák pontszáma nem egyezik pontosan egy határral, az FKERES a legközelebbi kisebb értékhez tartozó osztályzatot adja vissza, ami ebben az esetben tökéletesen megfelel az osztályozási logika követelményeinek.

Az FKERES függvény használatával az adatfeldolgozás jelentősen felgyorsul, minimalizálva a manuális hibák lehetőségét, és lehetővé téve az adatok közötti kapcsolatok könnyű feltárását.

A gyakorlatban a TÁBLÁZAT megadásakor gyakran érdemes rögzíteni a tartományt (pl. $E$1:$G$500), hogy a képlet másolásakor ne mozduljon el a keresési tartomány.

Az FKERES függvény fejlettebb használati esetei: Több feltétel, hibakezelés és speciális helyzetek

Az FKERES függvény alapvető használatán túlmenően számos fejlettebb alkalmazási lehetőséget kínál, amelyekkel még hatékonyabban dolgozhatunk adatokkal. Ezek közé tartozik a több feltétel kezelése, a hibák professzionális kezelése és néhány speciális, ám annál hasznosabb helyzet.

Több feltétellel történő keresés

Az FKERES függvény alapértelmezetten csak egyetlen érték alapján tud keresni, amely mindig a keresőtábla első oszlopában található. Mi van azonban akkor, ha azonosítanunk kell egy rekordot két vagy több oszlop egyedi kombinációja alapján? Például, ha egy termék leírását keressük, de csak a termék neve és a gyártója áll rendelkezésre, és nem egyedi termékkód. Erre az FKERES függvény önmagában nem alkalmas. A megoldás általában az, hogy létrehozunk egy segédoszlopot a keresőtáblában, amely összekapcsolja a keresett feltételeket egyetlen értékbe. Például, ha a termék neve az A oszlopban, a gyártó pedig a B oszlopban van, létrehozhatunk egy C oszlopot, amelynek képlete =A2&"_"&B2 (feltételezve, hogy az adatok a 2. sorban kezdődnek). Ezt a segédoszlopot használhatjuk az FKERES függvény KÉRT_ÉRTÉK argumentumaként, és a keresőtáblázat első oszlopaként. Az így létrejött „kombinált kulcs” teszi lehetővé a több feltétel szerinti keresést.

Egy másik, fejlettebb megközelítés lehet az INDEX és HOL.VAN (MATCH) függvények kombinálása. Ez a párosítás sokoldalúbb, mint az FKERES, mivel nem korlátozódik az első oszlopban történő keresésre, és rugalmasabb az oszlopok sorrendjét illetően. Ha több feltétellel szeretnénk keresni, itt is szükség lehet egy segédoszlopra, amely összekapcsolja a feltételeket, vagy speciális tömbképleteket alkalmazhatunk.

Hibakezelés az FKERES függvénnyel

Az FKERES függvény gyakran adhat eredményül hibát, leggyakrabban az #N/A hibát, ami azt jelzi, hogy a KÉRT_ÉRTÉK nem található a keresőtáblázat első oszlopában. Ez önmagában nem probléma, de ha ezek a hibák más számításokat is befolyásolnak, vagy ha a felhasználó számára nem informatívak, érdemes kezelni őket. Erre a HAHIBA (IFERROR) függvény kiválóan alkalmas. A HAHIBA függvény két argumentumot fogad el: az első az a képlet vagy érték, amelyet kiértékelni szeretnénk, a második pedig az az érték, amelyet akkor jelenítsen meg, ha az első argumentum hibát eredményez. Például, ha egy FKERES képletünk =FKERES(A2;B:C;2;HAMIS), és azt szeretnénk, hogy hiba esetén egy üres cella jelenjen meg, a képlet így módosul: =HAHIBA(FKERES(A2;B:C;2;HAMIS);""). Alternatív megoldásként megjeleníthetünk egy konkrét üzenetet is, például: =HAHIBA(FKERES(A2;B:C;2;HAMIS);"Nincs adat").

A hibakezelés nemcsak az #N/A hibákra terjed ki, hanem más lehetséges hibákra is, mint például a #REF!, #VALUE! vagy #DIV/0!. A HAHIBA függvény minden ilyen hiba esetén a megadott alternatív értéket fogja visszaadni.

Speciális helyzetek és tippek

• Nagy adatbázisok kezelése: Nagy adatbázisok esetén az FKERES függvény lassíthatja a táblázat frissülését, különösen ha a keresőtáblázat nem rendezett, vagy ha sok ilyen függvényt használunk. Ebben az esetben érdemes megfontolni az INDEX és HOL.VAN kombinációt, amely általában gyorsabb, vagy az adatok rendezését, ha hozzávetőleges keresést (IGAZ) használunk.
• Dinamikus keresőtábla: Ha a keresőtáblázat mérete változik, érdemes a tartományhivatkozásokat dinamikussá tenni. Ezt megtehetjük például Excel táblázatok (Tables) használatával. Ha az adatokat táblázatba formázzuk, és a táblázat nevét használjuk az FKERES függvény TÁBLÁZAT argumentumában, az automatikusan alkalmazkodik a táblázat méretének változásaihoz.
• Balra mutató keresés: Az FKERES függvény korlátozottsága, hogy csak a keresett érték oszlopától jobbra található oszlopokból tud értéket visszaadni. Ha fordított logikára van szükségünk, azaz a keresett érték egy oszlopban van, de az eredmény egy attól balra található oszlopban, akkor is az INDEX és HOL.VAN kombináció a legjobb megoldás, vagy egy segédoszlop létrehozása a keresett érték bal oldalán.
• Több, nem egymás melletti oszlopból történő adat lekérdezése: Ha egyetlen KÉRT_ÉRTÉK alapján több, de nem egymás melletti oszlopból szeretnénk adatot lekérdezni, akkor nem kell külön FKERES függvényt írnunk minden egyes oszlophoz. A már említett INDEX és HOL.VAN kombináció itt is hatékony. A HOL.VAN függvény megkeresi a KÉRT_ÉRTÉK pozícióját, az INDEX pedig ebből és a megadott oszlopból lekérdezi a kívánt értéket.

Az FKERES függvény fejlettebb használata, beleértve a több feltétel kezelését, a hibák professzionális kezelését és a speciális helyzetek, mint a balra mutató keresés vagy dinamikus táblák alkalmazása, drámaian növeli az Excelben rejlő lehetőségeket és a munka hatékonyságát.

Ezen technikák elsajátítása lehetővé teszi, hogy összetettebb adatkezelési feladatokat is könnyedén megoldjunk, és elkerüljük a manuális adatfeldolgozásból adódó hibákat.

Az FKERES függvény korlátai és alternatívái: Mikor érdemes más függvényeket használni?

Bár az FKERES függvény rendkívül hatékony és sokoldalú, mint minden eszköznek, ennek is megvannak a maga korlátai. Ezen korlátok ismerete elengedhetetlen ahhoz, hogy felismerjük, mikor érdemes más, speciálisabb funkciókat bevetni az Excelben az adatok lekérdezésére és összekapcsolására.

Az FKERES függvény egyik legjelentősebb korlátja, hogy csak jobbra tud keresni. Ez azt jelenti, hogy a keresett értéknek (KÉRT_ÉRTÉK) mindig a keresési tartomány (TÁBLÁZAT) első oszlopában kell elhelyezkednie. Ha az adat, amit vissza szeretnénk kapni, a keresett érték oszlopától balra található, az FKERES függvény önmagában nem alkalmas a feladat megoldására. Ez gyakran okoz fejtörést, különösen akkor, ha a forrásadatok struktúrája nem optimális.

Egy másik korlátozás az FKERES függvény teljesítménye nagy adatmennyiségek esetén. Bár az Excel optimalizált, extrém nagy táblázatokban (több százezer vagy millió sor) az FKERES függvény futtatása lassulást okozhat, és jelentősen növelheti a munkafüzet méretét és betöltési idejét. Ilyen helyzetekben érdemesebb lehet adatbázisszerű megoldásokat vagy speciálisabb Excel-funkciókat alkalmazni.

Az FKERES függvény továbbá nem képes több feltétel alapján keresni. Csak egyetlen KÉRT_ÉRTÉK megadására van lehetőség. Ha például egy termék árát szeretnénk kikeresni egy táblázatból, de nem csak a termék azonosítója, hanem a gyártója vagy a raktárhelye is befolyásolja az árat, az FKERES függvény nem tudja kezelni ezt a helyzetet. Ilyenkor többszörös FKERES függvényt kell egymásba ágyazni, ami bonyolult és nehezen áttekinthető képleteket eredményezhet.

Az #N/A hiba az FKERES függvény egyik leggyakoribb visszajelzése, ami azt jelenti, hogy a keresett érték nem található meg a keresési tartomány első oszlopában. Bár ez egyértelmű hibaüzenet, az ilyen hibák kezelése és az eredmények rendezése (például, hogy ne jelenjenek meg a munkalapon) további logikát igényelhet, ami ismét bonyolíthatja a képletet.

Az FKERES függvény korlátai miatt elengedhetetlen, hogy ismerjük az alternatívákat, különösen ha a keresés balra történik, több feltételre van szükség, vagy extrém nagy adatmennyiségekkel dolgozunk.

Ezen korlátok kiküszöbölésére az Excel számos más függvényt kínál:

• INDEX és HOL.VAN (INDEX és MATCH) kombináció: Ez az egyik legnépszerűbb és legerősebb alternatíva. A HOL.VAN függvény megkeresi a keresett érték pozícióját egy adott oszlopban vagy sorban, az INDEX pedig ezen pozíció alapján adja vissza a kívánt értéket egy másik oszlopból vagy sorból. Ez a kombináció képes balra keresni, és általában gyorsabb is az FKERES-nél, különösen nagy adatbázisok esetén. Ezenkívül rugalmasabb, mivel nem korlátozódik az első oszlopban történő keresésre.
• X.KERES (XLOOKUP): Ez a modernabb és sokkal rugalmasabb utódja az FKERES-nek, amely az Excel újabb verzióiban érhető el. Az X.KERES függvény képes balra és jobbra is keresni, több oszlopból is tud értéket visszaadni, és beépített hibakezeléssel rendelkezik. Sokkal egyszerűbb a szintaxisa, és könnyebben kezelhetővé teszi a keresési feladatokat.
• SZŰRŐ (FILTER) függvény: Ez a függvény lehetővé teszi, hogy egy adott tartományból az általunk megadott feltételeknek megfelelő sorokat vagy oszlopokat szűrjünk ki. Kiválóan alkalmas több feltétel alapján történő keresésre, és dinamikusan frissülő eredményeket ad.
• TÖMBÖK (Arrays) és Power Query: Extrém nagy adatmennyiségek esetén, vagy amikor komplexebb adattranszformációkra és összekapcsolásokra van szükség, a Power Query (Adatok lekérdezése és átalakítása) egy sokkal robusztusabb és hatékonyabb megoldás. Képes nagy mennyiségű adatot kezelni, automatizálni az adatfrissítést, és összetett logikát alkalmazni az adatok előkészítésére.

Mikor érdemes tehát más függvényeket használni? Ha az adatok, amiket vissza szeretnénk kapni, a keresett érték oszlopától balra helyezkednek el, az FKERES nem opció. Ha a keresés több feltételhez kötött, az X.KERES, SZŰRŐ, vagy INDEX/MATCH kombináció a jobb választás. Nagyméretű adatbázisok esetén az INDEX/MATCH, az X.KERES vagy a Power Query jelentősen jobb teljesítményt nyújt. Az újabb Excel verziókban az X.KERES függvény jelenti a leggyakrabban a legjobb és legegyszerűbb alternatívát az FKERES korlátainak leküzdésére.

Tippek és trükkök az FKERES függvény hatékony használatához: Teljesítményoptimalizálás és legjobb gyakorlatok

Az FKERES függvény hatékony alkalmazása szempontjából elengedhetetlen a teljesítményoptimalizálás. Nagy adatmennyiségek esetén a függvény sebessége kritikus lehet. Az egyik legfontosabb gyakorlati tipp, hogy kerüljük a teljes oszlopok vagy sorok használatát a TÁBLÁZAT argumentumban, helyette mindig pontosítsuk a keresési tartományt a szükséges cellákra. Ez jelentősen csökkenti a feldolgozási időt.

Egy másik bevált gyakorlat a rögzített hivatkozások ($) használata a TÁBLÁZAT argumentumban, különösen, ha a függvényt több cellában is alkalmazzuk. Ez megakadályozza, hogy a keresési tartomány elcsússzon a másolás során, így biztosítva a konzisztens eredményeket. A KÉRT_ÉRTÉK rögzítése is hasznos lehet bizonyos esetekben, ha azt szeretnénk, hogy minden keresés ugyanarra az értékre vonatkozzon.

Az FKERES függvény használatakor érdemes megfontolni az eredmény oszlopának előzetes rendezését, ha nem pontos egyezést (HAMIS) használunk. Bár ez nem mindig szükséges, bizonyos esetekben gyorsíthatja a keresést. A hibakezelés is kulcsfontosságú. Az #N/A hiba elkerülése érdekében használhatjuk az IFERROR (VAGY IFNA) függvényt az FKERES függvénnyel kombinálva, hogy egy barátságosabb üzenetet jelenítsünk meg, ha nem található egyezés.

Az FKERES függvény erőforrás-igényének csökkentése érdekében mindig csak a szükséges oszlopokat vegyük fel a TÁBLÁZAT argumentumba.

Érdemes megemlíteni, hogy ha több oszlopból szeretnénk adatokat lekérdezni, és a keresési tartomány első oszlopa ugyanaz marad, az INDEX és a MATCH függvények kombinációja (vagy a modernebb XLOOKUP) gyakran hatékonyabb lehet, mint több FKERES függvény egymás után.